Em conversas com gestores de grandes e médias empresas ouço com frequência a pergunta sobre como nós podemos ajudá-los a eliminarem os silos organizacionais.
O fenômeno que muitas vezes é chamado de silos organizacionais ou feudos, acontece quando as pessoas possuem dificuldade em colaborar com colegas de trabalho que atuam em departamentos, áreas ou times diferentes. Ou seja, existem barreiras que atrapalham a comunicação e a colaboração.
Em alguns casos temos áreas tão diferentes e distantes que não parecem que estão dentro da mesma organização. A dor aumenta exponencialmente se a organização depende que esses times ou áreas trabalhem em conjunto para entregar valor.
Como os silos se formam
O silos são formados por uma conjunção de fatores, desde a tendência humana de nos associarmos em tribos até como a organização lida com incentivos. Vou listar os principais e quero que você repare se esses fatores estão presentes em sua organização.
Estruturas Funcionais
Procuramos sempre nos associar com aqueles que temos afinidades, buscamos o familiar. Se as áreas e departamentos de uma empresa são divididos de acordo com sua função, como por exemplo, marketing, pesquisa e desenvolvimento e vendas criamos um ambiente onde as pessoas que estudaram coisas parecidas trabalham juntas. Fortalecemos o sentimento de pertencer ao departamento e facilitamos a formação de silos.
Incentivos
A prática de incentivar financeiramente por meio de bônus e outras comissões pode aumentar mais ainda a formação de silos. Entre cooperar com alguém de outro time ou focar na entrega do meu time, certamente vou escolher o segundo se os incentivos financeiros estiverem lá.
Localização
Algo simples como onde as pessoas estão localizadas em um prédio ou onde elas sentam em um grande salão, fortalecem laços e fortificam os silos. É comum as pessoas se referirem ao “pessoal lá de cima”, ao citarem outro departamento.
Alocação de recursos
Quando diferentes departamentos precisam negociar por um escasso recurso, como em uma negociação de budget, reforçamos os silos organizacionais. Nesse momento já vi de tudo. Inflar necessidades e expectativas de faturamento, questionar projetos de outras áreas que são inovadores, mas de resultado incerto (tão incerto como os velhos projetos, mas isso é um detalhe). Os ânimos chegam a se acirrar e a brincadeira de puxar sardinha de um lado e de outro não ajuda em nada a organização.
Cadeia de comando
A existência da cadeia de comando como elemento que organiza o trabalho amplifica todos esses fatores. O gestor vê no time um símbolo de seu desempenho. Sua subida na escada corporativa depende de um time competente e que não comete erros. Sua área precisa mostrar que entrega mais valor que as outras. Ele precisa defender as ações do time de críticas ou intervenções. Ele precisa cuidar de seus pupilos. Protegê-los, blindá-los. Ele briga por recursos e não deixa que um de seus (headcount) ajude outros times. A cadeia de comando uma peça chave para o surgimento e fortalecimento do silo organizacional.
Efeitos causados pelos silos
Existem efeitos que considero mais graves, e outros sintomas mais sutis, mas que também prejudicam as organizações.
Problemas graves:
- Disputa acirrada por recursos que leva a manipulação de metas, previsões e até sabotagens
- Quebra recorrente na comunicação entre dois departamentos que não se entendem prejudicando a colaboração
- Problemas com clientes são jogados de um lado para o outro. Todos apontam dedos
Efeitos sutis:
- Pessoas com talentos diversos não conseguem atuar em duas áreas ao mesmo tempo ou tem dificuldades em pedir uma transferência entre silos
- Fofocas e intrigas são constantes e podem gerar conflitos de difícil solução
Como aliviar o problema dos silos organizacionais?
Não é a toa que o fenômeno dos silos é tão comum em organizações de todos os tipos. Suas causas estão na base de muitas estruturas e “boas práticas do mundo corporativo”. presente. Porém, podemos atuar para minimizar essa mazela. Separei em dois tipos de soluções, aquelas que são temporárias e aquelas que são mais definitivas pois atuam na estrutura.
Soluções temporárias:
- Investir em treinamentos e eventos com as diferentes áreas juntas, de maneira a incentivar a troca e a construção de um sentimento de time único
- Atuar na resolução de conflitos entre gestores de áreas que possuem grande dificuldade em colaboração e comunicação. Acesse nosso Guia de Gestão de Conflitos no Trabalho.
- Configurar ambiente de trabalho para que pessoas de diferentes áreas sentem-se umas próximas das outras e aconteça algum rodízio
Soluções mais definitivas:
- Mudar a política de incentivos, repensando como as metas e os bônus associados a eles podem estar incentivando os silos. Existem outras estratégias de remuneração variável, em um próximo post falarei sobre elas.
- Criar e trabalhar com times multidisciplinares quando possível. Leia aqui um texto sobre isso.
- Repensar os mecanismos de alocação de recursos, para que eles não reforcem os silos. Por exemplo, vamos supor que a maior parte das áreas sejam funcionais. Você pode pensar em alocar recursos de forma transversal de acordo com a natureza do gasto e não o centro de custo.
- Transformar a estrutura organizacional em uma estrutura autogerida, constituída por papéis e círculos, sem a cadeia de comando. Como sugerido pelo O2, um catalisador para a autogestão.
Sei que as propostas acima não são simples de serem adotadas, especialmente essas que mexem em estruturas e políticas que já estão enraizadas. Mas faço o convite para criar um experimento, um protótipo. Se precisar de ajuda para pensar o “como” ou vender a ideia internamente, nos chame para uma conversa. Teremos o maior prazer de ajudar.