No centro da Organização Orgânica está a auto-organização. Sabemos que distribuir autoridade e permitir que um grupo faça a sua própria gestão é muito mais eficaz do que tratar as pessoas como engrenagens. Mas fomentar a auto-organização em um grupo não é tarefa fácil. Estamos condicionados a receber ordens e esperar que a ação parta do outro.
Um elemento fundamental para que a auto-organização aconteça é a transparência. Com ela, reduzimos a assimetria da informação e permitimos que um grupo tenha acesso a tudo que precisa para se adaptar às mudanças e tomar boas decisões. Para que a coordenação aconteça de forma distribuída, todos precisam ter uma visão periférica do que está rolando. Não apenas os generais.
Na O2, a visualização dessas informações críticas para a auto-organização é garantida através do modo revisar.
Revisando o trabalho
No mundo lá fora, poucos grupos depositam energia em criar um momento juntos para olhar e refletir sobre o próprio trabalho. Alguns acreditam que isso é perda de tempo. Outros nunca tentaram. Quando começamos uma rotina de revisão, é comum ouvirmos:
Nossa, é ótimo participar dessa reunião. Eu sempre fiquei trancado na sala X fazendo Y e nem sabia o que estava acontecendo na empresa.
Sem uma rotina de revisão, é esperar demais que alguém que não sabe nada do que está acontecendo seja pró-ativo e tome alguma decisão.
Na O2, não existe uma prescrição exata do que fazer no modo revisar. Cabe ao facilitador decidir o que é mais apropriado. Mas em geral, a tríade checklists, métricas e projetos da Holacracia dá conta do recado.
Checklists, Métricas e Projetos
Uma forma simples de revisar o trabalho é usando esses 3 elementos propostos pela Holacracia. Os checklists podem dar visibilidade se atividades recorrentes estão sendo concluídas ou não. Em geral eles são associados a papéis e reportam se algo aconteceu em um determinado período ou não. Por exemplo, o papel Gestor do Website poderia ter o seguinte checklist: Backup do site realizado? Ele então passaria a reportar e responder essa pergunta com sim ou não durante o modo revisar.
O segundo elemento, as métricas, também mostra informações críticas, mas que vão além da resposta binária do checklist. Muitas organizações e times já estão habituadas a olhar para números, então não há grande novidade aqui. A mudança é que no modo revisar nos limitamos a reportar os indicadores e trazer informações breves.
Os projetos servem para dar transparência às iniciativas dos papéis que não são recorrentes e que também não são facilmente mensuráveis. Um projeto é qualquer destino que você queira chegar que requer 2 ou mais passos. O papel do Gestor do Website poderia ter o seguinte projeto: Novas alterações de marca aplicadas ao site. No modo revisar, os participantes são convidados a trazerem atualizações sobre os seus projetos.
Esses 3 elementos são um bom ponto de partida para quem está começando a praticar modo revisar. De qualquer forma, o formato pode ser alterado para dar conta das necessidades de cada círculo. Alguns grupos não possuem tantas atividades recorrentes, então os checklists não fazem sentido. Outros grupos trabalham com vendas, então uma rápida revisão do pipeline de vendas pode ser interessante.
Dominando o modo revisar
O objetivo do modo revisar é dar transparência sobre o trabalho do círculo. Na nossa experiência, quanto mais breve e objetivo, melhor. Evite fazer análises demoradas ou exaustivamente passar por todos os projetos que o círculo está trabalhando. Se o processo demorar muito, as pessoas vão se irritar e não verão valor. Tente mantê-lo mais curto do que 20-30 minutos. Lembre-se que todo o círculo provavelmente estará participando. Aprofundar em assuntos específicos que não interessam a todos não é um bom caminho.
Um gerador de tensões
O modo revisar, por ter o objetivo de criar transparência, pode gerar diversas tensões criativas nos participantes. Ao visualizar a situação atual do seu trabalho, as pessoas rapidamente identificarão problemas e oportunidades a partir dos papéis que representam. Na O2 chamamos isso de “tensões”.
Não existe espaço para tratar essas questões no revisar, pois isso poderia prejudicar a transparência que o modo pretende criar. O “processamento” de cada uma das tensões sentidas é geralmente feito nos modos sincronizar e adaptar, que possuem formatos específicos para isso. Em um próximo post falaremos sobre eles. ;)