Elegendo Facilitador, Escriba e Representante na O2

Em um ambiente complexo, as nossas organizações devem ter uma alta capacidade de perceber o ambiente e responder apropriadamente. É assim que navegamos em sistemas complexos, ao invés de planos detalhados e mecanismos de controle. A dança das mudanças é contínua. O ato de mudar envolve novas descobertas, desaprendizados, mas também muita disciplina. E como diz o ditado, a prática leva a perfeição. Na Organização Orgânica não é diferente: precisamos de alguns papéis para manter a O2 em funcionamento. A auto-organização não acontece só com boa vontade. Existem alguns papéis essenciais na O2 necessários em cada círculo, que chamamos de Facilitador, Escriba, Guia do Círculo e Representante. Em outro texto, abordamos com maior profundidade o papel do Guia do Círculo, responsável por alocação, priorização e estruturação do círculo. Hoje falaremos sobre os outros 3, que são eleitos durante a reunião de círculo.

Uma revisão sobre o Facilitador, Escriba e Representante

Vamos analisar com mais profundidade o propósito e as responsabilidades de cada um dos 3 papéis essenciais eleitos, para então responder as perguntas. Facilitador: O facilitador tem somente a responsabilidade de facilitar as reuniões do círculo. Seu propósito é Reuniões do Círculo saudáveis e alinhadas com os Meta-Acordos. Basicamente é o papel que conduz as interações do grupo definidas pela Organização Orgânica. O propósito é claro no sentido de que o facilitador está ali para representar acordos. Ele não pode simplesmente seguir um caminho que contrarie as regras do jogo. É importante esclarecer que um facilitador do círculo não precisa ser necessariamente um “agente de mudanças”, ou um “facilitador profissional”, cujo objetivo é conduzir a transição para autogestão na organização. Esses papéis são distintos, embora seja possível que a mesma pessoa desempenhe ambos. Seria impraticável exigir que cada círculo tivesse um “expert” na O2. Escriba: O escriba é um papel de suporte ao facilitador, com o objetivo de não tornar o primeiro tão “cheio”. O escriba é responsável por agendar as reuniões do círculo e registrar as saídas, como projetos acordados, mudanças na estrutura organizacional, etc. Em caso de algum conflito de interpretação dos acordos, o escriba é o papel responsável por arbitrar, ou interpretar os Meta-Acordos e/ou a estrutura organizacional. Representante: O propósito do Representante é o mesmo do Guia do Círculo, que por sua vez é o mesmo do círculo. Ele representa o círculo no círculo externo, especialmente nas reuniões. Suas responsabilidades incluem fornecer visibilidade da saúde do círculo interno ao externo, além de compreender as tensões apropriadas para tratar no círculo maior e processá-las.

Por que eleições?

Todos os 3 papéis possuem uma característica comum: as habilidades necessárias para desempenhá-los são facilmente observáveis. Para saber se uma pessoa está fazendo bem o papel de facilitador ou escriba, basta você conhecer os Meta-Acordos da O2 e participar de uma reunião em que eles estejam atuando. O mesmo vale para o Representante: é muito simples observar se uma pessoa está desempenhando um bom trabalho representando o círculo. Por esse motivo que um processo de eleição é perfeitamente válido e funcional para eles. Além disso, as eleições criam um equilíbrio de poder maior. No caso do Representante, é disfuncional ter uma mesma pessoa desempenhando o papel de Representante e Guia do Círculo. Isso é uma regra explícita nos Meta-Acordos. O motivo é que, como na imagem desse post, é difícil sustentar as duas perspectivas radicalmente diferentes ao mesmo tempo. O Guia do Círculo está preocupado em expressar o propósito do círculo como um todo, de acordo com as restrições do círculo externo. Já o Representante busca remover as barreiras no círculo externo que estejam atrapalhando o círculo interno. O Facilitador e o Escriba também são papéis de grande autoridade. O primeiro também não pode estar concentrando na mesma pessoa que faz o papel de Guia do Círculo em um mesmo círculo. Para qualquer papel eleito, um integrante do círculo pode solicitar que o Facilitador acione a interação selecionar imediatamente. Geralmente cada eleição possui um período de vigência de 3 ou 6 meses (embora os Meta-Acordos da O2 não prescrevam isso), que automaticamente aciona uma nova eleição. O rotacionamento dos papéis também permite diferentes pessoas experimentarem novas perspectivas. Lembrando que somente integrantes do círculo são elegíveis para estes papéis. Ou seja, pessoas que já desempenham algum papel no círculo, ou são elos dos círculos internos. Agora que já sabemos o que cada um dos papéis faz, vamos para as perguntas!

Por que nem todos os papéis são eleitos?

Vamos supor que o nosso círculo seja responsável por desenvolver um aplicativo que conecta passageiros a motoristas, o Umber (você não conhece, tenho certeza). Nesse círculo temos o Adam como Guia do Círculo. Adam possui experiência com desenvolvimento de produtos digitais e já passou por diversas funções na sua carreira. Como um bom Guia do Círculo, Adam tem uma boa visão do todo. Além de Adam, o círculo conta com Ivan, Manoela, Aline e Juan no círculo. Os dois primeiros são desenvolvedores de software especializados em uma tecnologia. Aline é designer e Juan é uma especialista em transporte público. Cada um deles tem papéis no círculo e foram convidados por Adam, conforme sua responsabilidade como Guia do Círculo. Agora, imagine que o papel de designer da Aline fosse eleito. Teríamos dois problemas aí. Primeiro, qualquer pessoa da organização seria elegível, certo? Teríamos que realizar uma eleição que ultrapassasse as barreiras do círculo, porque a única forma de ser integrante de um círculo é desempenhando algum papel nele. Em segundo lugar, nem todos são capazes de avaliar quem são boas pessoas para desempenhar o papel. Pior, Ivan e Manoela não tem a menor ideia de quais são as competências necessárias para um bom trabalho naquele papel. A eleição seria feita com base na camaradagem ao invés de baseada em um critério de avaliação específico. Abordagens como a Sociocracia 3.0, utilizam eleições para todos os papéis. E como contrapartida, a descrição de um papel se torna muito mais complexa: é necessário adicionar critérios de avaliação, competências necessárias, níveis de experiência, etc. Ou seja, seguir nesse caminho implicaria em um grande redesign da O2. Acreditamos que organizações demandam uma certa agilidade e flexibilidade na alocação. Por isso que o papel deve ser simples. Geralmente um Guia do Círculo, como uma visão do todo e certa experiência na área de atuação, consegue fazer convites muito mais assertivos para pessoas adequadas desempenharem os papéis certos.

Padrões para selecionar

Existem 2 padrões comuns e que já estão na Biblioteca para a interação selecionar: Eleições Integrativas: É o padrão que costumo utilizar quando há mais tempo disponível. Baseada nas eleições sociocráticas, esse passo a passo permite selecionar uma pessoa para um papel essencial eleito, minimizando influências do grupo. Ele tem os seguintes passos: 1) apresentar papel, 2) votação inicial, 3) explicação inicial, 4) votação final, 5) explicação final, 5) proposta, 6) rodada de objeções e 7) integração (se houverem objeções). Veja na imagem ao lado. Polo-Norte: Uma forma rápida de fazer eleição. Em um círculo, todos os participantes levantam a mão para cima. O Facilitador dá um tempo para todos pensarem no seu voto. Então ele conta 1, 2, 3… e já! Simultaneamente todos baixam a mão apontando para quem gostariam de votar. Esse padrão tem a desvantagem de não permitir selecionar pessoas que sejam integrantes do círculo mas que por algum motivo não estejam presentes (isso é permitido na O2).