Passamos por uma crise sanitária no Brasil e no mundo sem precedentes. As estratégias de quarentena colocaram milhões de trabalhadores em casa. Algumas organizações puderam optar pelo trabalho remoto (ou teletrabalho) como uma estratégia para impedir a proliferação do COVID-19. Este formato altera de forma significativa aspectos de espaço e tempo da relação de trabalho convencional. E por isso ele cria novos desafios e oportunidades que podem ser exploradas à luz do design organizacional.

Obs: Sabemos que no atual momento de crise existem outros desafios além dos normais de um trabalho remoto. Não buscamos nesse texto dar conta de tudo, apenas identificar desafios e apontar caminhos possíveis que poderão ser úteis até quando a crise passar. Especialmente para quem tem família com crianças pequenas ou tem amigos e familiares acometidos, o que vivemos no momento é bem distante do trabalho remoto comum.

Na Target Teal trazemos a perspectiva de sistemas complexos para a nossa prática de consultoria. Entendemos que muito mais do que os indivíduos (e tudo que pode ser atribuído a eles, como personalidade, competências, crenças, etc), as organizações são formadas por uma malha de interações. O nosso foco está em construir mudança através de intervenções nessas trocas, que incluem reuniões, formas de decisão, expectativas, espaço físico, entre outras coisas. Isso é o que chamamos de design organizacional.

Lentes do Design Organizacional

Antes de abordarmos como o design organizacional pode ser valioso nesse contexto, vamos explorar um pouco mais o conceito de trabalho remoto.

Por que o trabalho remoto?

As organizações já vem praticando o trabalho remoto muito antes da atual crise do COVID-19. Muitas empresas já abraçaram essa modalidade por completo na busca de alguns benefícios que trabalhar longe do escritório tradicional podem oferecer. No livro Remote: Office not required [1], Jason Fried e David Hansson detalham suas experiências na 37signals (hoje chamada de Basecamp), uma empresa de tecnologia que desenvolve o Basecamp, aplicativo de gestão de projetos de times remotos. Jason e David trazem diversas motivações para este formato de trabalho, algumas que listo aqui.

Distrações do escritório convencional: Quando interrogadas, muitas pessoas afirmam que quando elas querem realmente ser produtivas, preferem trabalhar fora do escritório, em um horário não convencional ou se trancarem em alguma sala para obter total concentração. Os contornos do escritório moderno, incluindo o popular formato open space são um grande convite para a distração.

Economia de tempo e dinheiro: Evitar o deslocamento diário até o escritório pode acrescentar algumas horas extras no seu dia, especialmente se você mora em uma grande metrópole. Morar mais longe das zonas centrais também permite economizar alguns trocados. Para a organização, não ter que bancar um local físico também pode ser uma economia significativa.

Acesso a talentos espalhados por aí: Ser uma empresa 100% virtual pode te dar a oportunidade de acessar pessoas em cidades pequenas ou até em outros países. Essa flexibilidade de acesso a talentos pode ser extremamente valiosa em mercados muito competitivos, como o de tecnologia.

Mais autonomia e menos microgerenciamento: Trabalhadores remotos tendem a experimentar um maior grau de autonomia, mesmo com pouco esforço por parte dos gestores e da organização. Isso acontece porque se torna simplesmente muito mais difícil microgerenciar o trabalho quando as pessoas não estão ali, prontamente disponíveis. Infelizmente já existem algumas ferramentas digitais tenebrosas que permitem um controle absurdo do trabalhador. Algumas empresas até exigem que os funcionários deixem a câmera sempre ligada, para checar se o indivíduo realmente está ali. Veja essa vaga:

Mas vamos considerar que o leitor da Target Teal não vai optar por esse caminho. 😉

Qualidade de vida: Essa depende muito das políticas adotadas pela organização, mas em tese o trabalho remoto oferece a possibilidade de você ter um horário flexível, trabalhar de locais diferentes (cafeteria, casa, coworking, escritório, casa da sua vó) e adotar um ritmo que faça sentido para você. Menos tempo no trânsito também pode te possibilitar de praticar yoga ou outros hobbies, que você sempre quis fazer, mas nunca teve tempo.

Desafios do trabalho remoto

Como qualquer coisa na vida, o trabalho remoto possui alguns desafios comuns. Acreditamos que com um design organizacional apropriado eles podem ser superados, mas é ainda assim bastante importante analisá-los. Em uma artigo publicado por Sardeshmukh, Sharma e Golden [2], os pesquisadores avaliaram o impacto do trabalho remoto em um modelo de exaustão e engajamento no trabalho. A conclusão foi que o trabalho remoto teria um efeito negativo nos seguintes aspectos:

  1. Ambiguidade de função: A ambiguidade de função envolve incertezas nas expectativas ao realizar uma tarefa nos seus cargos/funções. O teletrabalho pode aumentar a ambiguidade experimentada devido a maiores dificuldades de comunicação impostas por estar distante do escritório e basear-se em comunicação eletrônica. O indivíduo pode se sentir esquecido e sozinho.
  2. Feedback: Por causa da separação dos outros e maior uso de comunicação eletrônica e escrita, os trabalhadores remotos podem experimentar desafios ao se comunicar, o que pode impactar o feedback que eles recebem. A redução do feedback pode fazer com que os indivíduos tenham que se esforçar mais para obter informação sobre tarefas importantes e resolver mal entendidos. O resultado seria uma queda na energia, levando a uma maior exaustão.
  3. Suporte social: O trabalho remoto pode impactar o suporte social recebido devido às dificuldades de comunicação. Outro problema acontece quando o trabalho remoto não é para todos. Os colegas podem ficar menos satisfeitos com quem faz uso da modalidade, porque ela é normalmente vista como um privilégio.

A pesquisa corrobora com os relatos encontrados no livro Remote, que citamos. O distanciamento social, em termos de presença física, pode levar a sensação de solidão. É importante buscarmos criar essas oportunidade de interação no ambiente virtual para atenuar esses possíveis efeitos colaterais.

Melhorando o Trabalho Remoto com um bom Design Organizacional

Deixando de lado as estratégias comuns, como os manuais e treinamentos, podemos tratar as tensões geradas pelo trabalho remoto buscando influenciar a forma como as pessoas interagem.

Para reduzir a ambiguidade de função

Papéis e tomada de decisão: Para reduzir a ambiguidade de função, podemos dar clareza para expectativas e autoridade dos indivíduos. Aqui é importante esclarecer: até onde vai a autonomia de cada um? Que tipo de decisões são individuais e quais são coletivas, ou precisam de aprovação? Estratégias como o Delegation Poker ou uma estrutura de papéis e responsabilidades como a proposta pela O2 podem ajudar. Trabalhar para que as pessoas tenham um local onde encontram facilmente os acordos do time e da organização pode reduzir as hesitações na hora de tomar decisões. Outro efeito colateral de dar clareza para esses contornos de autonomia é a redução das reuniões e discussões em grupo. Boa parte desses encontros acontece por falta de clareza em como as pessoas decidem. E se não há clareza, sempre é mais seguro buscar o consenso do grupo. O problema é que o consenso leva tempo. Muito tempo.

Reuniões facilitadas: Mesmo que você dê clareza para papéis e como as decisões são tomadas, humanos tem a característica peculiar de buscar a conformidade social mais do que a eficácia das decisões. É o que diversos vieses cognitivos de grupo demonstram. Por isso, acreditamos que ter um facilitador dedicado a estar atento ao processo da conversa é vital, com ou sem trabalho remoto. Se você tiver praticando autogestão com O2, as pilhas já estão incluídas. Mas se estiver buscando uma referência de facilitação mais ampla, vale dar uma olhada no trabalho do Roger Schwartz, autor do The Skilled Facilitator.

Sistema de registro de projetos e ações: Boa parte das reuniões tem como propósito estabelecer acordos e resolver coisas. Quando esse é o caso, é importante que o grupo faça um registro de qualquer acionável que essa reunião possua. Isso ajuda a dar clareza para os participantes quando algo foi de fato foi decidido. O ato de registrar de forma escrita nos exige um esforço ainda mais de dar clareza do que quando simplesmente conversamos sobre algo. Veja a planilha de checklists, métricas e projetos que utilizamos na Target Teal e nos nossos projetos, construída pelo nosso querido planilhofilista Danilo Fascio.

Cadências de encontros: O que temos observado em nossos clientes e empresas próximas, é que o trabalho remoto tem aumentado drasticamente o número de reuniões. Por onde eu vejo, isso tem grande relação com a altíssima ambiguidade de função presente nas organizações. Mas pode ser que você esteja enfrentando o problema oposto também: reuniões escassas. Ritmo é muito importante nas organizações, e os rituais são símbolos potentes para estabelecê-lo. Por exemplo, imagine que você está com dificuldade em avançar em um projeto. Se não houvesse uma reunião semanal no seu time, onde você devesse prestar contas sobre o avanço dele, é provável que você deixasse esse projeto de lado ou focasse em outros desafios mais prazerosos para você. Somos criaturas sociais e também valorizamos o apoio dos pares. Por isso que estabelecer uma boa cadência de reuniões e encontros é fundamental.

Para melhorar o feedback e suporte social

Aqui vão outras estratégias que podem ajudar a fortalecer o feedback e suporte social no trabalho remoto:

Conversas informais: Cuidar da tribo, ou das relações entre pessoas, é tão importante quanto dar clareza aos papéis e tomada de decisão. Os acordos organizacionais funcionam à base de confiança e sem ela é difícil fazer qualquer coisa. Estando cada um na sua casa não é desculpa para deixar de ter aquelas conversas típicas de corredor, máquina de café ou bebedouro. Como caminhos possíveis podemos testar marcar reuniões sem pauta, simplesmente para conversar sobre assuntos aleatórios e não relacionados ao trabalho. Se você utiliza o Slack, um aplicativo  bacana para isso é o Tapioca. Ele cria de forma rotineira e automática grupos de mensagens privadas entre pessoas aleatórias da organização. Muitos também tem marcado happy hours remotos, cada um com o seu drink e no seu espaço.

Troca de feedback em círculo: Quando trabalhamos a distância, vale estimular dois tipos de trocas de feedback. Não estou falando de construtivo e positivo, que são caixinhas que importam pouco. Estou falando sobre feedback de adequação e feedback de relação. Um feedback de adequação é sobre como estou trabalhando no papel X. Esse é um tipo de feedback onde os critérios tradicionais de um bom feedback se aplicam: específico, objetivo, acionável e de preferência solicitado. Você pode estimular essa troca ao final de toda reunião regular, criando o espaço para as pessoas solicitarem esse feedback. O segundo tipo, o feedback de relação, é mais complexo, ele é carregado de emoções e o formato mais adequado envolve normalmente conversas 1:1 com as duas partes se esforçando para criar e manter uma conexão empática. Nesse caso não funciona aquela ideia de dar o feedback e deixar a pessoa lidar com ele. É mais uma conversa difícil e de mão dupla do que um processo de dar e receber de mão única.

Apoio individual: Imagine entrar em uma empresa e nos primeiros meses você ter pouquíssimas conversas profundas com seus colegas ou não ter ninguém para pedir ajuda sobre como se adaptar a nova rotina. Esse é um cenário provável em uma empresa que trabalha remotamente e que não estabelece práticas que fortalecem uma rede de apoio ou um sistema de buddy. Isso pode ser iniciado já na onboarding, quando a pessoa pode escolher alguém para ser seu buddy, um colega para trocar regularmente e buscar apoio sobre assuntos diversos. Se todos podem escolher um buddy, você começa a fortalecer uma rede de apoio que todos se beneficiam.

Por fim

Esperamos que algumas dessas dicas possam ajudar você a repensar o Design Organizacional à luz dos desafios do trabalho remoto. Um bom primeiro passo talvez seja descrever os papéis e estabelecer reuniões regulares para resolver os problemas que aparecem. Se quiser se aprofundar, leia o nosso e-book sobre Organização Orgânica ou nos chame para um papo.

Referências

[1] Impact of telework on exhaustion and job engagement: a job demands and job resources model (Shruti R. Sardeshmukh, Dheeraj Sharma and Timothy D. Golden, 2012).

[2] Remote: Office not Required (David Heinemeier Hansson, Jason Fried, 2013).