Como consertar suas reuniões – Um guia de sobrevivência

Reuniões são chatas. Nunca conheci ninguém que disse “nossa, eu adoro reuniões”.

A maioria das reuniões que já participei na minha vida me faziam ter a sensação de monotonia sobre assuntos que parecem não ter fim, enquanto meu cérebro gritava desesperadamente por uma xícara de café.

As reuniões, em teoria, deveriam ser momentos de colaboração, assuntos operacionais e tomada de decisões. Na prática, muitas vezes se tornam um ritual tedioso que drena a energia e a motivação dos participantes.

Mas elas são um mal necessário.

No entanto, isso não significa que precisamos aceitar passivamente as coisas como elas são. As reuniões podem e devem ser muito mais do que apenas um ritual enfadonho que todos suportam. Quando bem conduzidas, elas têm o potencial de ser catalisadoras de ideias, momentos de alinhamento estratégico e até mesmo espaços de crescimento pessoal e profissional.

O desafio está em transformar essas reuniões que poderiam ser um email em encontros produtivos e envolventes.

É por isso que neste artigo vamos explorar caminhos para “consertar” nossas reuniões. Vamos examinar os problemas comuns que assolam as reuniões, propor novas estruturas e dinâmicas, e refletir sobre como podemos criar rituais úteis para que as reuniões sejam vistas não como um fardo, mas como uma oportunidade valiosa.

Os 8 principais problemas em reuniões

Antes de mergulharmos nas soluções, é crucial entender os problemas que assolam a maioria das reuniões corporativas. Esses obstáculos são como parasitas que sugam a vitalidade e a eficácia desses encontros, transformando-os em experiências frustrantes e improdutivas.

1. Falta de propósito claro: as reuniões sem propósito claro tendem a se arrastar, divagar e, no final, deixar todos com a sensação de tempo desperdiçado.
2. Participantes inadequados: a escolha errada de participantes não apenas desperdiça o tempo de quem não deveria estar lá, mas também dilui a eficácia da discussão.
3. Duração excessiva: quando o tempo se arrasta, a atenção se dispersa, e as ideias criativas dão lugar ao desejo desesperado de escapar.
4. Realizar trabalho nas reuniões: embora possa parecer eficiente à primeira vista, essa prática geralmente resulta em decisões apressadas e falta de reflexão adequada.
5. Dominância de vozes: algumas vozes dominam a conversa, enquanto outras permanecem silenciadas.
6. Ausência de ação pós-reunião: ninguém se responsabiliza por nada e a reunião não possui saídas práticas.
7. Reuniões excessivas: quando grande parte do dia de trabalho é consumida por encontros consecutivos, resta pouco tempo para o trabalho real.
8. Ausência de acordos de interação: quando não há protocolos estabelecidos na reunião que definem como as pessoas podem participar.

Mas tenha calma! Há uma luz no fim do túnel, e ela não é o trem da próxima reunião inútil se aproximando.

Uma abordagem para reuniões eficazes

Agora que identificamos os vilões das reuniões corporativas, é hora de apresentar uma abordagem que pode transformar esses encontros de pesadelos organizacionais em momentos mais úteis para as pessoas e para a organização.

Princípios fundamentais

Antes de mergulharmos nos detalhes práticos, é essencial estabelecer os princípios que fundamentam esta nova abordagem. Estes princípios são como as fundações de uma casa – invisíveis, mas cruciais para sustentar toda a estrutura.

1. Participação ativa: cada voz conta, cada perspectiva adiciona valor.
2. Objetividade: em um mundo muitas vezes dominado por egos e agendas pessoais, a objetividade surge como um farol de sanidade.
3. Segurança psicológica: um espaço onde o medo de julgamento ou retaliação é substituído pela abertura e pelo respeito mútuo.

Estrutura da reunião

Com esses princípios em mente, vamos explorar uma estrutura de reunião que rompe radicalmente com o modelo tradicional.

Pauta emergente

Esqueça as pautas pré-determinadas que muitas vezes não refletem as necessidades reais dos participantes. A pauta emergente permite que os tópicos mais relevantes e urgentes venham à tona organicamente no início da reunião. É como permitir que o rio encontre seu próprio caminho, em vez de tentar forçá-lo a seguir um curso artificial.

Facilitação por eleição

E se o facilitador da reunião não fosse automaticamente o gestor ou o chefe, mas alguém eleito pelo grupo? Esta abordagem democratiza o processo e assegura que auma pessoa reconhecida pelo grupo assuma esse papel.

Tratamento de um item por vez

Em vez de saltar freneticamente de um tópico para outro, esta estrutura propõe abordar um item de cada vez, dando-lhe a atenção focada que merece. É como desatar um nó complicado – você precisa de paciência e concentração em cada movimento.

A pessoa que traz a pauta decide se quer ouvir alguém ou não

Este elemento pode parecer contra-intuitivo à primeira vista, mas é incrivelmente poderoso. Ao dar à pessoa que levanta um tópico o poder de decidir de quem quer ouvir feedback, eliminamos discussões desnecessárias e focamos nas contribuições mais relevantes.

A pauta não é necessariamente resolvida na reunião

Reuniões são para encaminhar pautas, não para resolvê-las completamente. Se um assunto demanda mais tempo, delegamos às pessoas envolvidas para tratarem separadamente ou agendamos um encontro específico.

A pessoa que traz a pauta é responsável por encontrar caminhos para resolvê-la

Mesmo que a pauta não seja resolvida na reunião, a responsabilidade por encontrar uma solução ou próximos passos permanece com a pessoa que a trouxe. Isso promove a autonomia e a responsabilidade individual, evitando a armadilha de “jogar” o problema para o grupo ou para o gestor. 

Fluxo da reunião

A reunião começa com um check-in, permitindo que os participantes se conectem e se preparem para o trabalho em conjunto.

Em seguida, ocorre a revisão tática, um momento para atualizações rápidas focadas em projetos, métricas e informes gerais. É importante que esta etapa seja concisa, sem aprofundamento excessivo nos tópicos; qualquer assunto que necessite de discussão mais detalhada deve ser reservado para a pauta principal.

Após a revisão tática, a pauta emergente é construída coletivamente, seguida pela eleição do facilitador.

A reunião então prossegue com o tratamento de cada item da pauta, onde a pessoa que trouxe o tópico decide quem deve ser ouvido, levando a uma discussão focada.

Cada item é resolvido ou encaminhado, com as saídas (como pedidos de ajuda, atribuições de projetos, ou propostas de acordos) sendo identificadas durante este processo. O ciclo se repete para cada item da pauta até que todos sejam abordados. A reunião é concluída com um check-out, permitindo uma reflexão final e encerramento adequado do encontro.

Saídas comuns de uma reunião

Durante a reunião, é importante ter clareza sobre os próximos passos. As saídas de uma reunião podem ser diversas, dependendo do contexto e dos objetivos. Algumas possibilidades incluem:

1. Pedido de Ajuda: Alguém na equipe pode identificar a necessidade de suporte adicional em uma tarefa ou projeto.
2. Pedido de Visibilidade: Pode surgir a necessidade de dar mais atenção ou reconhecimento a um trabalho ou iniciativa específica.
3. Atribuição de Projeto: A reunião pode resultar na designação de um novo projeto ou responsabilidade para um membro ou equipe.
4. Exploração de Temas: Às vezes, a saída é simplesmente a decisão de investigar mais a fundo um assunto que ainda não está bem definido.
5. Fortalecimento de Relações: Em alguns casos, o resultado principal pode ser o cuidado com as relações interpessoais e o reforço dos laços afetivos na equipe.
6. Propostas de Acordos: Pode-se chegar a novos acordos, modificar os existentes ou até mesmo decidir pela exclusão de acordos que não são mais relevantes.

É a pessoa facilitadora que vai Identificar essas saídas para cada item de pauta e checar com as pessoas o seu entendimento para assegurar que o tempo investido se traduza em ações concretas.

Papel da Facilitação

A facilitação desempenha um papel crucial neste modelo de reunião. Longe de ser um mero cronometrista ou moderador passivo, a pessoa é um guia ativo que ajuda o grupo a navegar pelo que acontece na reunião.

A pessoa facilitadora age como um catalisador, ajudando a transformar tensões e conflitos em oportunidades de aprendizado mútuo.

Manter a reunião no trilho e dentro do tempo é uma arte. A pessoa facilitadora deve equilibrar a necessidade de discussão aprofundada com a importância de avançar e chegar a saídas práticas.

É como conduzir uma orquestra, assegurando que cada instrumento tenha seu momento, mas que a sinfonia como um todo flua harmoniosamente.

Afinal, nos queremos cada vez mais organizações polifônicas, que valorizam diferentes perspectivas, ao invés da monotonia costumeira.

Nós temos excelentes materiais de facilitação no blog para quem quiser aprender mais. Veja aqui uma curadoria especial:

Implementando o novo modelo de reunião

Você pode estar se perguntando: “Isso tudo soa ótimo na teoria, mas como implementar na prática?”

A implementação bem-sucedida deste novo modelo requer preparação cuidadosa. Primeiro, é essencial explicar para todos os participantes sobre os novos princípios e estrutura. Isso pode envolver workshops, simulações ou até mesmo um “piloto” em pequena escala.

Agora… Qualquer mudança significativa encontrará resistência. Alguns participantes podem se sentir desconfortáveis com a nova dinâmica, especialmente aqueles acostumados a dominar as discussões. Para lidar com isso é importante abrir espaço para conversas sobre o processo.

Implemente o novo modelo em um grupo ou departamento antes de expandi-lo para toda a organização e colete feedback regularmente. Mantenha a abertura para ajustes com base nas experiências dos participantes e, claro, celebre os sucessos!

Com a implementação da pauta emergente e da facilitação democrática, os participantes se sentem verdadeiramente donos do processo. Não são mais espectadores passivos, mas atores ativos na construção do conhecimento e na tomada de decisões.

Ao abordar um item de cada vez e permitir que a pessoa que traz a pauta decida quem quer ouvir, as tensões são tratadas de forma mais focada e eficiente. Isso não significa que os conflitos desaparecem magicamente, mas sim que são abordados de maneira construtiva, transformando-se em oportunidades de crescimento.

À medida que as pessoas se tornam mais confortáveis em expressar suas ideias e preocupações em um ambiente de segurança psicológica, a qualidade da comunicação em toda a organização melhora significativamente.

Conclusão

Assim como a higiene pessoal é essencial para nossa saúde física, as reuniões, quando conduzidas corretamente, podem ser vistas como uma prática essencial para a saúde organizacional. Elas são momentos para limpar mal-entendidos, polir ideias brutas, e revitalizar o espírito coletivo da equipe.

As reuniões não são apenas um mal necessário. São oportunidades de manutenção e cuidado com a nossa organização.

Ao longo deste artigo, exploramos diversas maneiras de tornar as reuniões mais eficazes e produtivas. No entanto, é importante reconhecer que as reuniões são apenas uma peça de um quebra-cabeça muito maior.

Quando começamos a implementar reuniões mais estruturadas e eficientes, frequentemente notamos um fenômeno interessante: elas tendem a se tornar menos frequentes. Isso não é um problema – na verdade, é um sinal positivo. Significa que estamos resolvendo tensões de forma mais eficaz, reduzindo a necessidade de encontros constantes.

Mas essa redução nas reuniões nos leva a uma reflexão mais profunda sobre comunicação organizacional e design organizacional como um todo. As reuniões, afinal, são apenas uma das muitas formas de comunicação dentro de uma empresa. Devemos também considerar:

1. Como melhorar a comunicação assíncrona?
2. Como nosso design organizacional afeta a necessidade de reuniões?
3. Como podemos criar uma cultura de responsabilidade individual que reduza a dependência de encontros frequentes?
4. Que outros espaços, além das reuniões formais, podemos criar para fomentar a colaboração e o compartilhamento de ideias?

A transformação organizacional vai além de simplesmente melhorar as reuniões. Envolve repensar como nos comunicamos, como nos organizamos e como trabalhamos juntos em um sentido mais amplo.

As melhores organizações não são aquelas com as melhores reuniões, mas aquelas que sabem quando uma reunião é necessária e quando existem formas mais eficientes de alcançar os mesmos objetivos.

No fim das contas, não é sobre ter reuniões perfeitas, mas criar um ambiente de trabalho onde a comunicação flua, as decisões sejam tomadas de forma eficiente e cada interação – seja ela uma reunião formal ou uma conversa rápida no corredor – agregue valor real ao nosso trabalho e à nossa organização como um todo.