Como escrever bons checklists

Com frequência nos nossos projetos de Design Organizacional, propomos aos times que utilizem checklists como uma forma de acompanhamento de atividades recorrentes. Neste texto vou explicar o que são checklists, como utilizá-los de forma eficaz e quais cuidados devem ser tomados.

Definição e forma dos checklists

Dentro da nossa prática, um checklist costuma ser uma pergunta de verificação que avalia se uma atividade recorrente foi realizada dentro de um determinado período. Alguns exemplos:

• Erros 404 no site verificados? (semanal)
• Novas traduções publicadas? (semanal)
• Backlog de produto priorizado? (mensal)
• Despesas lançadas no sistema? (mensal)

Junto com a pergunta geralmente atribuímos uma frequência (semanal, quinzenal ou mensal). Frequências maiores que isso são tão espaçadas que se torna difícil acompanhar. Frequências menores do que semanal podem ser úteis em um contexto de organização individual, mas menos em um contexto de times. Além da frequência também especificamos uma pessoa responsável por trazer esse checklist.

Para os outros o propósito do checklist é oferecer visibilidade sobre a execução de atividades recorrentes importantes. Sabendo que novas traduções foram ou não foram publicadas, talvez isso me ajude nos meus papeis a me reorganizar e tomar alguma ação frente a isso. É um artefato organizacional que favorece a auto-organização.

Para você mesmo o checklist é uma forma de ajudar na sua organização individual, pois ele gera um pequeno efeito de pressão social e reduz a chance de atividades importantes serem esquecidas. Ninguém quer ser a pessoa que responde “não” para todos os seus checklists.

Acompanhamento dos checklists em rituais

Geralmente revisamos os checklists em rituais (reuniões recorrentes) de times, com o intuito de oferecer visibilidade sobre o nosso trabalho aos outros. A transparência e o compartilhamento de informações são essenciais para a autogestão, por isso ter instrumentos estruturados isso é fundamental.

Embora não seja essencial para a prática, alguns times gostam de manter um histórico sobre os checklists.  Veja essa planilha de acompanhamento de checklists mensais para entender melhor o que estou dizendo:

Problemas comuns nos checklists

Projeto disfarçado de checklist: Ex: Nova funcionalidade de compra com 1 click entregue?

Neste caso o problema é que este checklist perde a validade muito rápido, além de ser falso várias vezes para então um dia se tornar verdadeiro e se manter assim para sempre. As atividades que o checklist avalia devem ser recorrentes, ou seja, se repetem ao longo de várias semanas, meses, etc. Se for uma iniciativa com início, meio e fim (como um projeto), é melhor acompanhá-lo de outra forma. Esse checklist de exemplo poderia ser generalizado para algo como “Novas funcionalidades entregues?” ou então eliminado completamente.

Meta no checklist: Ex: Newsletter com taxa de abertura acima de 30%?

Neste caso o checklist não contém uma atividade recorrente, mas a verificação de um resultado desejado. Claramente parece interessante que as newsletters tenham taxa de abertura acima de 30%. No entanto isso foge do propósito do checklist, sendo mais efetivo acompanhar a taxa de abertura como uma métrica. Nesse caso o checklist poderia ser transformado em “Newsletter enviada?” ou então ser simplesmente eliminado.

Checklists não devem ser utilizados como avaliação de performance

Esse é um dos grandes perigos da prática em organizações mais tradicionais. O checklist pode ser tratado como um atestado de (in)competência, criando um atalho mental rápido: “quanto mais vermelho na planilha (checklist falso) mais incompetente é o sujeito, quanto mais verde mais competente”. É óbvio que chegar nessa conclusão sem uma investigação mais profunda é uma completa estupidez. A pessoa pode não estar realizando a atividade do checklist por inúmeros motivos:

• Faltam recursos ou conhecimento para realizar a atividade
• A atividade não é mais importante e está sendo despriorizada
• Não foi possível realizar a atividade por algum tipo de dependência externa
• A pessoa esqueceu de realizar a atividade
• A pessoa não acredita que a atividade é importante

O objetivo dos checklists é fomentar conversas e não acusações precipitadas.

Checklists na autogestão com O2

Se a sua organização utiliza O2 para autogestão, uma forma simples de montar os checklists é pegando a descrição de um papel e transformando as responsabilidades em perguntas. Por exemplo, dado o seguinte papel:

Papel: Financeiro

Propósito: Finanças claras e equilibradas

Responsabilidades:

• • Compartilhar resumos e métricas sobre saúde financeira da Targe Teal

  • Contribuir para manter as dívidas e saldos no Banco TT o mais baixo possível ao mesmo tempo que estimular o uso do Banco TT

  • Desenvolver e mante as planilhas necessárias para o funcionamento do Banco Target Teal e do Fundo Distribuído

A primeira responsabilidade, por exemplo, poderia ser transformada no seguinte checklist mensal: Compartilhou resumos e métrica sobre a saúde financeira da Target Teal? Já a segunda e a terceira não parecem fazer sentido se tornarem checklists, já que elas são feitas apenas ocasionalmente. Então olhar os papeis pode ser uma forma rápida de começar, mas nem todas as responsabilidades são transformáveis em checklists.

Conclusão

Os checklists são uma ferramenta poderosa para auxiliar na organização individual e de times, promovendo a transparência, a autogestão e a não negligência de atividades importantes. No entanto, é crucial utilizá-los corretamente, evitando transformá-los em projetos disfarçados, metas ou ferramentas de avaliação de desempenho. Quando usados de forma apropriada, os checklists fomentam conversas produtivas e a responsabilidade compartilhada, contribuindo para o funcionamento eficaz de times autogeridos. Deixe suas dúvidas nos comentários para completarmos esse texto.