Introdução ao O2: um catalisador para auto-organização

Estamos na segunda década do terceiro milênio. Inteligência artificial, criptomoedas, blockchain e carros autônomos estão em alta. Kurzweil está dizendo que os computadores serão mais inteligentes do que nós em 12 anos. E você está enganado se pensa que a evolução se limita a computadores. Atualmente o Facebook disponibiliza 71 opções de gênero para os seus usuários. Diversas outras tecnologias sociais estão aparecendo para lidar com o mundo atual, que sem sombra de dúvidas é VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo).

Enquanto isso, continuamos utilizando estruturas que surgiram há milênios nas nossas empresas. Sim, estou falando da forma de gestão fundamentalmente autocrática. Você faz o que o seu chefe manda. O poder precisa ser delegado de cima para baixo. Etc etc etc. Algumas abordagens surgiram para tentar propor uma “reescrita” desse sistema, embora sejam poucas as alternativas.

Para lidar com os efeitos colaterais da estrutura hierárquica e navegar no mundo VUCA, muitos especialistas propõem a criação de contextos onde a auto-organização seja possível. É o caso do Steve Denning, que em sua pesquisa percebeu que a maior parte dos times de alta-performance são auto-organizados. Outras evidências apontam para o mesmo caminho, como o Manifesto das Organizações Responsivas, o Movimento Ágil e as Organizações Evolutivas.

Com o objetivo de aumentarmos o leque de opções de tecnologias sociais para a auto-organização (e também tratar das “desvantagens” das outras abordagens), nós (Target Teal + Parceiros) desenvolvemos um catalisador para auto-organização chamado de Organização Orgânica (O2).

Organização Orgânica (O²)

O O2 é dividido em 3 livros, o Game Book (o livro do jogo), o Pattern Book (o livro dos padrões) e o Rogue Book (o livro de implementação). Ele pode ser utilizado em um time, área, departamento ou em uma organização inteira. A única regra é que esse grupo de aplicação precisa ter um nível de autonomia considerável em relação ao restante. Obviamente, o O2 vai trabalhar em potência máxima somente quando aplicado na organização inteira.

Estrutura de círculos aninhados

Assim como a Holacracia e a Sociocracia 3.0, o O2 divide a organização em círculos semiautônomos. Esses círculos contém papéis que executam atividades da organização em função de um propósito comum.

Em geral, antigas áreas, departamentos e times formam círculos. No entanto, o O2 dá preferência a grupos pequenos, com até 12 integrantes.

Círculos externos e internos são conectados através de papéis especiais, chamados de elo externo e elo interno. Detalharemos os papéis principais no próximo post. 😉

5 funções básicas

Em nossa jornada ajudando outros times e empresas a desenvolverem auto-organização, aprendemos que é importante trabalhar algumas “funções básicas” para que o grupo mantenha-se saudável no longo prazo. Essas funções têm como objetivo revisar o trabalho, sincronizar os esforços, adaptar a estrutura, selecionar pessoas que vão manter o processo e cuidar das relações entre os integrantes do grupo. Elas são desenvolvidas em reuniões regidas por um facilitador escolhido pelo próprio círculo.

Revisar

É impressionante como muitos grupos não sentam juntos para revisar o próprio trabalho. Alguns fazem isso individualmente, ou através de revisões entre chefe e subordinado. Mas existe uma forma melhor.

Quando estamos imersos em um ambiente onde os outros vêem o que estamos fazendo, um efeito chamado pressão de pares emerge. Nesse contexto, ficamos muito mais atentos às expectativas dos colegas e fazemos o possível para atendê-las. Pesquisas dizem que esse motivador é mais potente do que o dinheiro. Obviamente, a pressão de pares gera “tensões” que fazem os indivíduos de um grupo se moverem em direção ao objetivo maior. A função revisar ajuda a fortalecer esse ambiente.

Também é comum ouvirmos gestores reclamando que os seus subordinados não fazem nada para melhorar os indicadores. A questão é que você não consegue se preocupar com algo que você não vê ou não entende. É preciso exercitar o ato de revisar.

No O2, a forma como a revisão acontece é definida pelo facilitador. O formato mais comum é olhar para ações, projetos, métricas e checklists atribuídos aos papéis do círculo.

Função Revisar

Sincronizar

Muitos grupos não desenvolvem mecanismos efetivos para fazer pedidos. E as coisas pioram quando o líder/chefe/gestor centraliza o monopólio da distribuição de tarefas, ou seja, quando uma pessoa só executa tarefas passadas diretamente pelo seu superior. Não precisa nem dizer que isso não é nada eficaz.

Não é necessariamente uma questão de má intenção da parte de quem só faz o que chefe pede. Muitas vezes as expectativas, responsabilidades e autoridades não estão claras. É por isso que no O2 todas as responsabilidades precisam ser contratadas através de papéis explícitos.

Uma vez que você sabe o que você pode esperar dos seus pares, fica mais fácil fazer pedidos. Assim como em qualquer organização, essas solicitações de novos projetos, ações ou informações podem ser feitas a qualquer momento por qualquer pessoa. Mas através da função sincronizar, garantimos que isso ocorra com uma frequência mínima em cada círculo.

O O2 busca descentralizar a distribuição de projetos e ações, para dar mais agilidade para o seu grupo ou organização.

A função sincronizar começa com a construção de uma lista de tensões percebidas pelos participantes, que são questões/problemas/oportunidades que demandam algo. Essas tensões são então tratadas uma a uma e transformadas em projetos e ações que são atribuídas aos papéis do círculo.

Função Sincronizar

Adaptar

Sempre desenhamos as nossas organizações e times com muito carinho. No entanto, um projetista, por mais inteligente e dedicado que seja, nunca será capaz de prever tudo o que pode acontecer (lembre-se do mundo VUCA). O segredo está em criar um design evolucionário, ou seja, um sistema com capacidade de adaptação própria.

A estrutura organizacional por trás do O2 faz uso desse conceito. Por isso cada expectativa, papel e restrição em vigor dentro do grupo ou organização praticante de O2 precisa ser explícita. Conforme novas tensões e oportunidades de melhoria surgem, o grupo adapta a sua estrutura para lidar com o novo contexto em que está imerso.

Todas essas mudanças acontecem exclusivamente na função adaptar de cada círculo. Nesse momento os grupos podem alterar seus papéis, criar círculos internos ou definir restrições que afetem os seus membros.

A autoridade explícita, ou seja, a clareza do que cada membro do grupo “pode” e “não pode” fazer permite uma tomada de decisão rápida e menos hesitação no dia a dia.

O processo para fazer essas alterações garante que elas sejam feitas apenas em função do propósito do grupo. Por exemplo, uma pessoa não pode alterar um papel apenas para benefício próprio, sem que isso contribua de alguma forma para o propósito do círculo.

Selecionar

Manter grupos em auto-organização requer energia. Cada círculo no O2 contém alguns papéis básicos que garantem o funcionamento do método. Três desses papéis são escolhidos pelo próprio grupo através de uma eleição na função selecionar: facilitador, secretário e elo interno.

O grupo realiza a “seleção” de forma regular (cada 3 meses, por exemplo). Rotações nesses papéis principais são recomendadas para capacitar a maior parte das pessoas no O2 e garantir independência de facilitadores ou especialistas externos ao grupo.

Cuidar

A ruptura entre o trabalho e a vida pessoal começou nas organizações conformistas (leia aqui para entender melhor). O ambiente corporativo tradicional não acolhe as pessoas inteiramente. As emoções, as incertezas e os medos você deixa em casa. No trabalho você precisa ser um “bom profissional“.

Acontece que no século 21 o trabalho é predominantemente criativo (se o seu não for, talvez você seja substituído por uma robô em breve). E esse tipo de atividade, por ter maior interdependência entre pessoas e papéis, exige comunicação mais eficaz entre os agentes. Para navegar nessa complexidade, você precisa desenvolver melhores relacionamentos e inteligência emocional.

Entendemos que trabalhar o espaço organizacional (estrutura, papéis, restrições, processos) não é o suficiente para um grupo. A função cuidar tem o objetivo de desenvolver a comunicação, reconhecer necessidades individuais e nutrir abertura entre os membros, mas sem que isso “polua” o espaço da organização.

Função Cuidar

Um compromisso mútuo

Jogar O2 requer um compromisso mútuo entre os participantes. Todos os envolvidos devem respeitar as regras descritas no Game Book, independentemente de cargos ou funções. Esse compromisso inclui a suspensão de quaisquer sistemas de autoridade ou diferenças de status anteriores. Isso significa que no O2 as únicas fontes de expectativas, restrições e  responsabilidades são aquelas definidas pelo grupo nas reuniões do círculo. Abordaremos isso em mais detalhes também no próximo post.

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Por | 2017-08-18T08:14:23+00:00 julho 18, 2017|Autogestão, Tecnologias Sociais|2 Comentários

Sobre o Autor:

Davi é um transformador de organizações, hacker cultural e mestre TAO da Produtividade. Não satisfeito com as mudanças realizadas em times de desenvolvimento de software como Agile Coach, resolveu abordar um problema organizacional mais profundo: a forma com que nos organizamos e distribuímos poder dentro de uma empresa. É amante dos temas desenvolvimento organizacional, produtividade, futuro do trabalho, organizações evolutivas e cultura. Davi também é fundador da comunidade brasileira de Holacracia e pioneiro na implantação do modelo no Brasil.

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