Você já teve a sensação que seu valioso e escasso tempo estava indo para o ralo ao permanecer em uma reunião que parecia não terminar?

Ou

Você já passou o dia em reuniões para descobrir ao final que nada da sua lista de pendências foi concluído e você vai ter que fazer hora extra só para resolver coisas inadiáveis?

Você não está sozinho. Vamos olhar com um pouco mais detalhes para isso.

Temos um excesso de reuniões porque:

  1. Precisamos buscar com frequência aprovação de colegas ou chefes sobre os planos e decisões que queremos tomar.
  2. Não sabemos ao certo quem é responsável por tomar uma decisão ou ação, então precisamos reunir todos ou vários para que possamos esclarecer isso.
  3. Queremos conversar para antever o futuro, planejar e prever todos os problemas que podem ocorrer, seja na semana, no mês ou no ano.
  4. Precisamos continuar a conversa da última reunião que não acabou, ou até mesmo relembrar o que foi decidido nela, pois não ficou claro para as pessoas envolvidas.

Temos reuniões ineficientes porque:

A. Não existe clareza do propósito da reunião ou se existe ele não é levado a sério. Por exemplo, as populares “reuniões de alinhamento” onde vale falar sobre qualquer coisa.

B. Os temas ou tópicos da pauta não são seguidos até uma conclusão. Uma coisa puxa a outra e de repente estamos falando sobre a natureza do espaço-tempo e porque as pessoas não baixam a tampa da privada no banheiro da firma.

C. As conclusões ou decisões não são registradas. Depois da reunião, ninguém mais lembra o que foi decidido ou conversado.

D. Alguns participantes dominam a fala, entram em monólogos ou são tão enfáticos na sua argumentação que suprimem as ideias contrárias, que mesmo sendo boas são descartadas pelo cansaço.

E. O consenso é visto como algo fundamental e é buscado constantemente. Atrasando decisões ao máximo e fortalecendo o status-quo. Sem falar nas discussões que nunca acabam…

Como fazemos na Target Teal

Aqui na Target Teal quando praticamos e ensinamos autogestão, buscamos atacar essas causas usando as seguintes estratégias:

(A) Toda reunião tem um propósito claro. Existe uma reunião semanal que dura no máximo 1h, chamada de reunião Operacional que busca dar transparência sobre o trabalho feito e facilitar a resolução de problemas simples.

(1 e 2) Existe outro tipo de reunião recorrente chamada de Governança (frequência máxima quinzenal) que serve para estabelecer acordos e definir com clareza absoluta quem é responsável e tem autoridade sobre o que precisa ser feito. Dessa maneira não precisamos de aprovação o tempo todo de nossos colegas ou chefes (autogestão=fim dos chefes), pois tudo está mais claro e registrado.

(E) Consenso é algo que fugimos ao máximo. Só tomamos decisões em grupo usando um  processo Integrativo de Tomada de Decisão e mesmo sendo mais rápido que o consenso, só usamos ele para decidir sobre acordos, políticas, atribuição de responsabilidades e distribuição de autoridade. Leia aqui para entender melhor sobre como escapar do consenso.

(B) Toda reunião recorrente (Operacional e Governança) tem uma uma estrutura. Acreditamos que mais importante do que ter uma pauta com antecedência, é ter um processo claro e poderoso que orienta todos os participantes sobre como uma reunião irá transcorrer. Todos já sabendo as regras do jogo. Fica mais fácil não desviarmos de cada tópico sem resolvê-lo antes.

(D) Temos um facilitador que atua como guardião do processo durante as reuniões recorrentes. Ele atua de maneira enfática para fazer valer as regras do jogo e garantir que todos tenham voz e não só as pessoas de personalidade dominante.

(C e 4) Existe alguém que atua como secretário registrando as próximas ações, projetos e decisões sobre autoridade e responsabilidades.

(3) Falar sobre o futuro em reuniões é importante. Só não podemos cair na armadilha de acharmos que conseguimos prevê-lo. Portanto, precisamos investir mais tempo em perceber o presente e reagir de acordo e menos tempo fazendo conjecturas. Investir horas na criação de planos mirabolantes sem dados confiáveis sobre a aceitação de um produto em um mercado, ou com todas a incerteza sobre como a economia irá se comportar, é perda de tempo. Focamos na experimentação constante e na capacidade de nos adaptarmos e aprendermos com nossos erros.

Conclusão

Acreditamos que reuniões bem feitas respeitam o uso do tempo das pessoas envolvidas e geram muito valor para as organizações. Buscamos desenvolver e ensinar práticas que promovam eficiência e qualidade das decisões e da comunicação dentro e fora das reuniões. Quer saber como fazemos isso? Vamos conversar 🙂


A Target Teal ajuda outras organizações a adotarem práticas evolutivas e a se reinventarem. Assine a nossa newsletter e receba novidades sobre o futuro do trabalho.