Selecionando Facilitador, Secretário e Elo Interno no O2

Em um mundo VUCA, as nossas organizações devem ter uma alta capacidade de perceber o ambiente e responder apropriadamente. É assim que navegamos em sistemas complexos, ao invés de planos detalhados e mecanismos de controle. A dança das mudanças é contínua.

O ato de mudar envolve novas descobertas, desaprendizados, mas também muita disciplina. E como diz o ditado, a prática leva a perfeição. Na Organização Orgânica não é diferente: precisamos de alguns papéis para manter o “sistema” em funcionamento. A auto-organização não acontece só com boa vontade.

Existem alguns papéis essenciais no O2 necessários em cada círculo, que chamamos de Facilitador, Secretário, Elo Externo e Elo Interno.

Em outro texto, abordamos com maior profundidade o papel do Elo Externo, responsável por alocação, priorização e estruturação do círculo. Hoje falaremos sobre os outros 3, que são eleitos no modo selecionar.

Selecionar

Antes de qualquer coisa, vamos relembrar o objetivo do modo, descrito nos Meta-Acordos:

[…] escolher Membros do Círculo para desempenharem os 3 Papéis Essenciais eleitos: Facilitador, Secretário e Elo Interno.

Muito simples, não? Não há nada de muito complexo que o Facilitador deve fazer aqui. No final do texto falaremos sobre 2 possíveis padrões para fazer isso acontecer. A questão mais importante talvez seja, por que esses papéis são eleitos? E por que os outros papéis não são também eleitos?

Uma revisão sobre o Facilitador, Secretário e Elo Interno

Vamos analisar com mais profundidade o propósito e as responsabilidades de cada um dos 3 papéis essenciais eleitos, para então responder as perguntas.

Facilitador: O facilitador tem somente a responsabilidade de facilitar as reuniões do círculo. Seu propósito é Reuniões do Círculo saudáveis e alinhadas com os Meta-Acordos. Basicamente é o papel que conduz os momentos do grupo definidos pela Organização Orgânica. O propósito é claro no sentido de que o facilitador está ali para representar acordos. Ele não pode simplesmente seguir um caminho que contrarie as regras do jogo. É importante esclarecer que um facilitador do círculo não precisa ser necessariamente um “agente de mudanças”, ou um “facilitador profissional”, cujo objetivo é conduzir a transição para autogestão na organização. Esses papéis são distintos, embora seja possível que a mesma pessoa desempenhe ambos. Seria impraticável exigir que cada círculo tivesse um “expert” no O2.

Secretário: O secretário é um papel de suporte ao facilitador, com o objetivo de não tornar o primeiro tão “cheio”. O secretário é responsável por agendar as reuniões do círculo e registrar as saídas, como projetos acordados, mudanças na estrutura organizacional, etc. Em caso de algum conflito de interpretação dos acordos, o secretário é o papel responsável por arbitrar, ou interpretar os Meta-Acordos e/ou a estrutura organizacional.

Elo Interno: O propósito do Elo Interno é o mesmo do Elo Externo, que por sua vez é o mesmo do círculo. Ele representa o círculo no círculo externo, especialmente nas reuniões. Suas responsabilidades incluem fornecer visibilidade da saúde do círculo interno ao externo, além de compreender as tensões apropriadas para tratar no círculo maior e processá-las.

Por que eleições?

Todos os 3 papéis possuem uma característica comum: as habilidades necessárias para desempenhá-los são facilmente observáveis. Para saber se uma pessoa está fazendo bem o papel de  facilitador ou secretário, basta você conhecer os Meta-Acordos do O2 e participar de uma reunião em que eles estejam atuando. O mesmo vale para o Elo Interno: é muito simples observar se uma pessoa está desempenhando um bom trabalho representando o círculo. Por esse motivo que um processo de eleição é perfeitamente válido e funcional para eles.

Além disso, as eleições criam um equilíbrio de poder maior. No caso do Elo Interno, é disfuncional ter uma mesma pessoa desempenhando o papel de Elo Interno e Externo. Isso é uma regra explícita nos Meta-Acordos. O motivo é que, como na imagem desse post, é difícil sustentar as duas perspectivas radicalmente diferentes ao mesmo tempo. O Elo Externo está preocupado em expressar o propósito do círculo como um todo, de acordo com as restrições do círculo externo. Já o Elo Interno busca remover as barreiras no círculo externo que estejam atrapalhando o círculo interno.

O Facilitador e o Secretário também são papéis de grande autoridade. O primeiro também não pode estar concentrando na mesma pessoa que faz o papel de Elo Externo em um mesmo círculo.

Para qualquer papel eleito, um membro do círculo pode solicitar que o Facilitador acione o modo selecionar imediatamente. Geralmente cada eleição possui um período de vigência de 3 ou 6 meses (embora os Meta-Acordos do O2 não prescrevam isso), que automaticamente aciona uma nova eleição. O rotacionamento dos papéis também permite diferentes pessoas experimentarem novas perspectivas.

Lembrando que somente membros do círculo são elegíveis para estes papéis. Ou seja, pessoas que já desempenham algum papel no círculo, ou são elos dos círculos internos.

Agora que já sabemos o que cada um dos papéis faz, vamos para as perguntas!

Por que nem todos os papéis são eleitos?

Vamos supor que o nosso círculo seja responsável por desenvolver um aplicativo que conecta passageiros a motoristas, o Umber (você não conhece, tenho certeza). Nesse círculo temos o Adam como Elo Externo. Adam possui experiência com desenvolvimento de produtos digitais e já passou por diversas funções na sua carreira. Como um bom Elo Externo, Adam tem uma boa visão do todo.

Além de Adam, o círculo conta com Ivan, Manoela, Aline e Juan no círculo. Os dois primeiros são desenvolvedores de software especializados em uma tecnologia. Aline é designer e Juan é uma especialista em transporte público. Cada um deles tem papéis no círculo e foram convidados por Adam, conforme sua responsabilidade como Elo Externo.

Agora, imagine que o papel de designer da Aline fosse eleito. Teríamos dois problemas aí. Primeiro, qualquer pessoa da organização seria elegível, certo? Teríamos que realizar uma eleição que ultrapassasse as barreiras do círculo, porque a única forma de ser membro de um círculo é desempenhando algum papel nele. Em segundo lugar, nem todos são capazes de avaliar quem são boas pessoas para desempenhar o papel. Pior, Ivan e Manoela não tem a menor ideia de quais são as competências necessárias para um bom trabalho naquele papel. A eleição seria feita com base na camaradagem ao invés de baseada em um critério de avaliação específico.

Abordagens como a Sociocracia 3.0, utilizam eleições para todos os papéis. E como contrapartida, a descrição de um papel se torna muito mais complexa: é necessário adicionar critérios de avaliação, competências necessárias, níveis de experiência, etc. Ou seja, seguir nesse caminho implicaria em um grande redesign do O2.

Acreditamos que organizações demandam uma certa agilidade e flexibilidade na alocação. Por isso que o papel deve ser simples. Geralmente um Elo Externo, como uma visão do todo e certa experiência na área de atuação, consegue fazer convites muito mais assertivos para pessoas adequadas desempenharem os papéis certos.

Padrões para selecionar

Existem 2 padrões comuns e que já estão na Biblioteca para o modo selecionar:

Eleições Integrativas: É o padrão que costumo utilizar quando há mais tempo disponível. Baseada nas eleições sociocráticas, esse passo a passo permite selecionar uma pessoa para um papel essencial eleito, minimizando influências do grupo. Ele tem os seguintes passos: 1) apresentar papel, 2) votação inicial, 3) explicação inicial, 4) votação final, 5) explicação final, 5) proposta, 6) rodada de objeções e 7) integração (se houverem objeções). Mais detalhes aqui.

Polo-Norte: Uma forma rápida de fazer eleição. Em um círculo, todos os participantes levantam a mão para cima. O Facilitador dá um tempo para todos pensarem no seu voto. Então ele conta 1, 2, 3… e já! Simultaneamente todos baixam a mão apontando para quem gostariam de votar. Esse padrão tem a desvantagem de não permitir selecionar pessoas que sejam membros do círculo mas que por algum motivo não estejam presentes (isso é permitido no O2).

Os 5 modos

Nesse texto terminamos de cobrir os 5 modos de reunião de círculo da Organização Orgânica: revisar, sincronizar, adaptar, cuidar e selecionar. Esperamos que você tenha curtido. Comente abaixo se você tem alguma dúvida ou então nos conte sobre outros padrões que você tenha experimentado!

Para viver O2 com a gente, participe dos workshops intensivos ou do programa de desenvolvimento de facilitadores.

 

Por |2018-10-12T16:53:40+00:00outubro 11, 2018|Autogestão, O2|0 Comentários

Sobre o Autor:

Davi é um transformador de organizações e desenvolvedor de software social. Não satisfeito com as mudanças realizadas em times de desenvolvimento de software como Agile Coach, resolveu abordar um problema organizacional mais profundo: a forma como lidamos com autoridade dentro de empresas. É amante dos temas desenvolvimento organizacional, produtividade, futuro do trabalho e organizações evolutivas. Davi também é pioneiro na prática de Holacracia no Brasil.

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