Holacracia: Guia rápido para iniciantes – Parte 2

Na parte 1 do guia rápido para iniciantes da Holacracia, nós descrevemos os principais elementos do modelo, tais como os papéis principais, a estrutura de governança, o processo operacional e a ratificação da Constituição. Nesta segunda parte, falaremos mais sobre como você pode introduzir a Holacracia na sua organização.

Uma mudança na estrutura de poder

Como vimos na parte anterior, a Holacracia é um sistema que redistribui poder e autoridade nas organizações. Ao iniciar uma implementação do modelo, você inevitavelmente irá lidar com a estrutura e o poder institucional vigentes. Nesse aspecto, o apoio de um ou mais gestores, executivos ou até membros do conselho se faz necessário.

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Fonte: http://www.colipera.com/wp-content/uploads/2016/06/Real-Org-Chart.jpg

Como eu começo?

Com um piloto! Se a sua organização tiver mais de 30 pessoas, provavelmente vai ser uma mudança significativa na sua forma de operação. Nesse caso, recomendamos que você instale a Holacracia em um time ou departamento de ponta a ponta. É melhor você fazer 100% do modelo em um pedaço pequeno da organização do que 10% em toda ela.

De qualquer forma, a introdução deverá ser feita passo a passo, mais ou menos como plantar uma horta ou canteiro. O segredo está em apresentar as práticas, processos e princípios ao restante da equipe aos poucos. Não ache que em uma semana você conseguirá dar toda a água, sol, nutrientes e cuidado que as plantas precisam. Criar ritmo nas práticas (reuniões por exemplo) e a introdução paulatina dos conceitos geram resultados muito melhores.   

Definição de Papéis

Uma vez que você escolher um departamento para “pilotar”, comece com a definição dos papéis e círculos. Se o grupo do piloto tiver 15 ou menos pessoas, é provável que a estrutura contenha apenas um círculo. Tome cuidado para não criar círculos demais! Cada um carrega consigo duas reuniões. Um círculo não é um grupo de trabalho, mas uma instância decisória usada para criar uma abstração e reduzir o número de participantes nas reuniões requeridas constitucionalmente (tática e de governança).

Ao descrever os papéis, tome cuidado para não torná-los muito complicados. É importante deixar algumas lacunas, justamente para você ter “combustível” para as primeiras Reuniões de Governança. Concentre-se nas responsabilidades e atividades que já são desempenhadas pelas pessoas. Não caia na tentação de descrever a estrutura como você gostaria que ela fosse! O processo de governança vai dar conta disso.

Para dicas de como descrever os papéis, veja esse artigo publicado pelo Brian Robertson e traduzido pela comunidade Holacracia Brasil.

Com os papéis descritos, estabeleça um sistema que irá mantê-los registrados, atualizados e vísiveis para toda a organização. Recomendamos o uso do Glassfrog, um serviço feito para administrar a Holacracia em organizações. Ele é freemium e as funcionalidades mais importantes estão disponíveis gratuitamente. Os papéis e círculos irão aparecer assim:

Dê clareza (se ainda não existe) sobre quem está energizando qual papel. Lembrando que o método padrão envolve o Elo Principal convidar as pessoas para cada um.  

Reunião Tática

Com os papéis descritos e registrados no sistema, recomendamos que você comece realizando as Reuniões Táticas. Essa cerimônia é simples, contém menos regras e já oferece benefícios claros.

Na primeira reunião explique o funcionamento geral e peça para cada um traduzir em checklists e métricas as responsabilidades do papel que está energizando. Um requisito para o checklist é que cada item seja respondido com um sim ou não. Veja abaixo alguns exemplos:

  • Reuniões marcadas e todos avisados? (do papel Secretário)
  • Backup do site realizado? (do papel Administrador do website)
  • Newsletter enviada? (do papel Produtor de Newsletters)

A função principal da Reunião Tática é dar transparência sobre o que está sendo feito ou não. Cuidado para não cair na armadilha de transformá-la em uma reunião de prestação de contas para o Elo Principal. Todos prestam contas para o círculo e não estamos buscando repreender quem não está dando conta, mas criar visibilidade. O “peer pressure” que a reunião pode gerar é muito mais sutil do que a popular “bronca do chefe”.

Outra função da Reunião Tática é alinhar esforços e remover obstáculos do dia a dia. Um exemplo é quando você pede para um papel executar uma ação que está dentro do escopo das responsabilidades já descritas, para que o seu papel possa avançar com algum projeto ou ação. Neste caso é bom lembrar que a Reunião Tática não é o único espaço para resolver problemas e alinhar esforços. Qualquer um pode fazer isso, fora da reunião e em qualquer momento! A Reunião Tática apenas constitui um canal explícito e regular para que esses objetivos se concretizem.

Não demore para começar essas reuniões e estabeleça uma frequência. O mais comum é fazer semanalmente, com uma duração média de 1h.

Reunião de Governança

Depois de rodar algumas Reuniões Táticas, a necessidade de alterar os papéis para estabelecer novas expectativas vai ser eminente. Nesse ponto, todos vão estar ansiosos para processar essas tensões no ritual de governança.

Agende o primeiro encontro e se prepare! Se você for o facilitador ou secretário do círculo, estude as regras da Constituição a fundo. Você também pode ler o guia do facilitador e do secretário, disponível na comunidade brasileira.

Antes de começar a reunião, estabeleça algumas premissas para reduzir as ansiedades:

  • Nada é para sempre. A Holacracia estabelece uma estrutura evolutiva. Portanto, nenhuma alteração em governança é definitiva. Se algo der muito errado, qualquer um pode pedir para o secretário agendar uma reunião emergencial.
  • Experimentação. O Processo Integrativo de Tomada de Decisão usado nesse encontro não é um brainstorming ou uma sessão de cocriação. Na Holacracia valoriza-se começar com mudanças pequenas e simples, testá-las na prática e então processar as novas tensões que possam surgir a partir das propostas adotadas. Não busque a melhor solução, mas apenas o que for seguro o suficiente para tentar e bom o suficiente por agora.
  • Aguarde a sua vez. O processo da Reunião de Governança é rigoroso e possui momentos específicos em que as pessoas devem falar. Isso é importante para garantir a equivalência nas vozes e dar espaço para todos participarem.

Durante a reunião, pause e explique cada etapa com calma antes de começá-la. Dê aos participantes espaço para perguntas sobre o processo (timeouts) durante a reunião.

É interessante que você e os demais entusiastas de Holacracia do círculo tragam algumas propostas já para “demonstrar” como o processo funciona.

Assinatura da Constituição

Depois de muitas Reuniões Táticas e de Governança na sua área piloto, vai surgir o momento de expansão para outros departamentos. Repita o processo, definindo papéis, executando a Reunião Tática e depois a de Governança.

Se houver uma decisão por parte dos donos, acionistas ou conselho em adotar a Holacracia para toda a organização, siga para a assinatura da Constituição. Essa etapa é muito importante, pois demonstra um compromisso dos “detentores do poder” com o framework. É uma declaração de que as regras holacráticas serão institucionalizadas e que todos vão jogar o mesmo jogo 😉

E depois? Pode tomar uma cerveja e comemorar \o/

Quais empresas brasileiras estão praticando?

Poucas, até então. Nesse link você encontra uma lista atualizada das organizações praticantes (e que quiseram revelar isso publicamente). Recentemente publicamos um texto com a história de implantação na Geekie, um dos primeiros casos brasileiros. A sua não está na lista? Entre em contato com o e-mail que aparece na página.

Por que existem tão poucas? O modelo é relativamente novo nas terras tupiniquins. Além disso, existem diversas limitações da legislação trabalhista que tornam a aplicação da Holacracia mais desafiadora (porém possível). Falaremos mais sobre isso na parte 3!

Também na parte 3, metas, prazos e remuneração em uma organização que está rodando Holacracia!

Por | 2017-01-20T12:29:32+00:00 setembro 22, 2016|Autogestão, Holacracia, Tecnologias Sociais|1 Comentário

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  1. […] são os elementos básicos do modelo. Na parte 2, falaremos sobre por onde você deve começar a implantação da Holacracia na sua […]

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