Quando pensamos em um design organizacional que permita que uma organização prospere em um mundo VUCA (sigla para volátil, incerto, complexo e ambíguo), logo vem à mente o conceito de antifragilidade – característica de um organismo ou um sistema social que quando exposto a um agente estressor e possui energia e tempo para se recuperar, termina ficando mais forte. 

Vemos isso no nosso sistema imunológico que aprende após ser exposto a um vírus, a identificar e eliminar de maneira mais rápida na segunda vez que encontra o patógeno.

Em outro post (escrito em 2017), você pode ler mais sobre como a antifragilidade pode ser ser promovida em uma organização. Aqui quero compartilhar histórias reais, retiradas de conversas espontâneas com nossos clientes.

IMPORTANTE. Estamos vivendo uma crise de grande proporções. Enquanto escrevo esse artigo temos pouca clareza do que vai acontecer nas próximas semanas. A pandemia que estamos passando não é algo que me deixa feliz ou empolgado, é triste e me tira as noites de sono. O foco desse artigo é compartilhar algumas histórias sobre como algumas organizações estão conseguindo lidar com esse momento difícil. Espero que ajude. 

Estruturas Adaptativas

Nas tecnologias sociais que suportam e promovem a autogestão, como a O2, um objetivo inicial é criar estruturas organizacionais mais dinâmicas e adaptativas.

As estruturas tradicionais demoram pra mudar e, quando acontece, essa mudança custa muita energia. É comum existirem gestores que defendem suas áreas e “feudos” e qualquer mudança estrutural causa grande comoção e precisam ser costuradas politicamente. Com o uso da O2 vemos organizações adaptando muito rápido uma série de políticas, processos internos e formando novas equipes para lidar com a realidade que está em constante mudança. E tudo isso com baixo custo energético e sem politicagem. 

Um exemplo que conhecemos é o da Tera, escola de negócios que na primeira semana de março criou um círculo (nome dado na O2 para um agrupamento de papéis e responsabilidades com um propósito específico) para lidar com a crise e atuar nas mudanças necessárias. Toda notícia sobre a pandemia que chegava com o potencial de gerar ansiedade e confusão agora tinha um caminho claro na estrutura para gerar decisões de negócio e propostas de como organizar o trabalho.  

“ A O2 está sendo absolutamente fundamental nesse momento, há duas semanas criamos um círculo para tratar dos impactos dessa crise, fomos muito bem organizados em torno do modelo e isso permitiu a gente agir de maneira muito rápida e em sintonia. O time já está 100% remoto e clareza de papéis e responsabilidades está mantendo o jogo intacto, as pessoas confiantes e produtivas, mesmo descentralizadas. Passados 15 dias, o círculo para tratar a crise foi extinto e, com mais informações em mãos, pudemos atualizar a estratégia da organização como um todo, e ter todo o time remando na mesma direção – sem surpresas da mudança de rota, mas já com novos projetos e atividades que antes não existiam.” 

Felipe Fabris, Sócio da Tera.

Comunicação Efetiva

Outro ponto importante é criar rituais e práticas que facilitam a comunicação em momentos de mudanças constantes. Quando existem reuniões regulares (de círculo) que geram transparência e que possuem mecanismos embutidos que facilitam o fluxo de informação, os problemas são identificados de maneira mais rápida e podem ser tratados.

Um exemplo que temos é o da Take, que passou recentemente pela criação de papéis e círculos (leia mais sobre isso na aqui) em parte da organização e já viu vantagens de ter as reuniões funcionando mesmo em situações turbulentas. 

“Ter reuniões com um processo claro e com um facilitador ajuda a focarmos no que é importante nesse momento de crise, além disso conseguimos agora ter um processo estruturado para promover o empoderamento na prática.”  

Fabio Lacerda – COO da Take

Cuidar das Pessoas e das Relações

A auto-organização só pode prosperar se existem relações de confiança entre as pessoas. Gostamos de ressaltar esse ponto nos primeiros dias de trabalho com toda organização. Mas falar não basta, ajudamos a criar espaços seguros para as pessoas trazerem seus sentimentos e necessidades. A empatia surge com muita facilidade quando o foco não é mais procurar culpados ou descobrir a verdade, mas reconhecer o humano que existe em cada um de nós. 

Outra coisa fundamental agora é a conexão humana. Precisamos dela para nos mantermos vivos e isso não pode ser ignorado. Na O2 existe o modo Cuidar, que ajuda as pessoas a experimentarem esse tipo de espaço nas organizações. Um exemplo é o da More Than Real, que começou a jornada para a autogestão com a O2 em setembro de 2019 e viu sua equipe crescer 50% em poucos meses. Agora, enfrentam a crise confiantes de que não vão apenas superar, mas sairão mais fortes.

“Estamos abrindo espaço para cuidar das relações, evoluindo nesse processo e a O2 está sendo fundamental para manter o time bem nesse momento.” 

Leonardo Ferro, Sócio da More Than Real

Nem Todos têm a Mesma Sorte

Por fim, gostaria de dizer que os casos aqui descritos são apenas alguns. Temos outros clientes que também estão enfrentando de maneira muito corajosa e habilidosa esse momento difícil. Para alguns, o trabalho remoto não é possível e para outros ramos de negócios, a quarentena tornou inviável permanecer funcionando. Resta dar férias e fazer a sua parte para que tudo volte a funcionar o mais rápido possível. 

Desejo para todos, clientes ou não, que essas circunstâncias difíceis ou inviáveis não durem muito tempo. Pois mesmo para as organizações que são antifrágeis, existem limites para a severidade e duração de uma crise. 

Estamos aqui se você precisar conversar ou só desabafar